FAQ

Antworten

Was sind die Vorteile von internen Meldesystemen?

  • Ein internes Meldesystem gilt als Frühwarnsystem zur Vermeidung von Missständen und als Grundlage für ein erfolgreiches Risikomanagement.
  • Die meisten Hinweisgebenden wenden sich zuerst an eine interne Instanz. Durch gute interne Kanäle werden Meldungen an externe Stellen und die daraus resultierenden Reputationsschäden vermieden.
  • Hinweise von Mitarbeitenden sind das beste Mittel, um Corporate Fraud aufzudecken. Firmen und Organisationen verlieren rund 7% ihres jährlichen Umsatzes durch Vermögensdelikte. 56% dieser Fälle werden durch interne Hinweise aufgedeckt.

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Brauchen wir ein Meldesystem von Gesetzes wegen?

  • Alle Firmen, die an einer US Börse kotiert oder Einheit einer börsenkotierten US Aktiengesellschaft sind, brauchen ein internes Meldesystem, das vertrauliche und anonyme Meldungen zulässt.
  • In der Schweiz riskiert eine Firma eine Busse von bis zu 5 Millionen Franken, falls ein Korruptionsfall auftaucht und der Firma vorgeworfen werden kann, dass sie nicht alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen getroffen hat, um die Tat zu verhindern (Art. 102 StGB).
  • Was “alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen” genau heisst, ist nicht ganz klar. Sicher ist, dass ein internes Meldesystem als positiver Faktor gewertet wird, wenn ein Gericht über die Höhe einer allfälligen Busse entscheidet.

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Welche Arten von Meldungen gibt es?

Reale Probleme: Dies sind die Meldungen, die Sie erhalten möchten. Wenn Sie durch ein internes Meldesystem nur schon einen grossen Fall verhindern können, hat sich die Investition bereits gelohnt.

Scheinbare Probleme: Die Mitarbeitenden besitzen nicht denselben Informationsstand wie ihre Vorgesetzten und die Geschäftsleitung. Deshalb kann aus Sicht der Mitarbeitenden ein Problem vorliegen, das in Tat und Wahrheit keines ist. In diesem Fall ist es wichtig, dies gut zu kommunizieren, da sich die Mitarbeitenden ansonsten an eine externe Stelle wenden.

Beschwerden der Mitarbeitenden: Betrifft die höchste Anzahl aller Meldungen. Sie beinhalten Beanstandungen zu Lohn, Arbeitsbedingungen, Beförderung und Spesenentschädigung. Mit der Integrity Online Plattform können diese Meldungen zur Entlastung von Compliance und Legal direkt an das HR weitergeleitet werden. Durch eine gute Schulung wird die Zahl solcher Meldungen entscheidend gesenkt.

Anschwärzen von KollegInnen: Diese Art von Meldungen kommt vor, jedoch weitaus weniger häufig als befürchtet. Sie sind einfach zu vermeiden, indem nur jene Personen vor Repressalien geschützt werden, die in gutem Glauben melden. Das heisst, sie müssen davon überzeugt sein, dass das, was sie melden wahr ist sowie einen stichhaltigen Grund zur Annahme haben, dass tatsächlich ein Missstand vorliegt.

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Werden wir mit Meldungen überflutet?

Mit einem internen Meldesystem erhalten Sie im Jahresdurchschnitt 8 Meldungen pro 1000 Mitarbeitende. Falls Ihre Firma 5000 Mitarbeitende beschäftigt, müssen Sie mit rund 40 Meldungen pro Jahr rechnen, ungefähr 3 bis 4 pro Monat.

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Wir erhalten sehr viele Meldungen. Weshalb?

Dies kann Verschiedenes bedeuten. Im positiven Fall fühlen sich die Mitarbeitenden sicher genug, Meldung zu erstatten und es besteht eine geringe Hemmschwelle auf Missstände hinzuweisen. Zudem wurde das Anti-Korruptions- und Complianceprogramm offentsichtlich gut kommuniziert. Im negativen Fall besteht in einer der Abteilungen ein grösseres Problem oder die Firma durchläuft eine schwierige Phase wie Fusion, Übernahme oder Finanzkrise mit Massenentlassungen.

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Wir erhalten kaum Meldungen. Weshalb?

Oftmals informiert eine Firma nur ungenügend über ihr internes Meldesystem. Den Mitarbeitenden ist gar nicht bewusst, dass ein solches existiert. Vielleicht mangelt es am Vertrauen, dass für eine stichhaltige Meldung keine Repressalien zu erwarten sind und dass anonyme oder zumindest vertrauliche Meldungen möglich sind. Dies lässt sich mit dem richtigen “tone from the top”  sowie mit einer guten Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden beheben.

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Ein solches System kostet nur und bringt doch nichts?

Durchschnittlich verliert eine Firma rund 7% ihres Umsatzes aufgrund von Wirtschaftsdelikten wie Betrug, Unterschlagung oder Korruption. Bei einem jährlichen Umsatz von 10´000 Mio CHF ergibt dies einen Verlust von 700 Mio CHF pro Jahr. Falls nur schon 10% dieser Delikte dank internen Hinweisen aufgedeckt und vermieden werden, können 70 Mio CHF jährlich eingespart werden. Ein internes Meldesystem kostet weniger als eine Promille dieses Betrages pro Jahr. Damit zahlen sich die Einführung und der Unterhalt dieses Meldesystemes mehr als aus.

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Wir betreiben bereits eine Helpline. Was nun?

Bereits bestehende Anlaufstellen wie Helplines oder Ombudsstellen lassen sich einfach in die Integrity Online Plattform integrieren. Die Integrity Online Plattform bietet eine einfache und sichere zusätzliche Form der Kontaktaufnahme und der Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Firma. Sie ist ein ausgezeichnetes Daten- und Risikomanagement Tool, mit welchem Statistiken zu allen möglichen Daten erstellt werden können, zum Beispiel in welchem Land am meisten Vorfälle gemeldet werden oder welche Art von Delikten am häufigsten vorkommt.

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Sollen wir anonyme Meldungen zulassen?

Bei einer vertraulichen Meldung kennt nur eine Person oder ein begrenzter Personenkreis die Identität des Hinweisgebers und diese wird nicht weiter mitgeteilt. Bei einer anonymen Meldung ist die Identität der meldenden Person niemandem bekannt. Der Nachteil bei anonymen Meldungen liegt normalerweise darin, dass keine Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der Firma möglich ist. Dies macht es schwierig, den Vorfall umfassend abzuklären. Zum Beispiel, wenn wichtige Information fehlen, die nur durch eine Nachfrage bei der meldenden Person eingeholt werden können. Deshalb bieten alle hier vorgestellten Systeme die Möglichkeit einer Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Firma an. Erfahrungsgemäss reduziert sich die Anzahl anonymer Meldungen, sobald die Mitarbeitenden das Vertrauen aufbauen konnten, für einen Hinweis nicht bestraft zu werden.

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